POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES CANDIDATS

Le groupe BEAUMANOIR contrôlé par la holding C.C.V Beaumanoir, société de droit français, est un groupe de dimension internationale spécialisé dans le domaine de la distribution de produits de prêt-à-porter et accessoirement d’équipements de la personne. Les termes visés au sein de la présente politique (ci-après la « Politique ») sont génériques et sont définis sur la base du Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après le « RGPD ») qui s’applique aux sociétés françaises du Groupe Beaumanoir Responsables de Traitement listées en Annexe A de la Politique (ci-après le « Groupe BEAUMANOIR », « nous » ou « nos »).

1. Introduction, objectifs et champ d’application

La Politique vise à informer les Candidats des opérations de traitement dont leurs données personnelles font l’objet au sein du Groupe BEAUMANOIR et de la manière dont le Groupe BEAUMANOIR respecte les exigences du RGPD.

La Politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle ou en fonction des décisions et recommandations de la CNIL et des usages.

1.1. Champ d’application de la Politique

La Politique a vocation à s’appliquer à toute personne physique extérieure au Groupe BEAUMANOIR qui contacte une entité française du Groupe BEAUMANOIR, ou est contactée par une entité française du Groupe BEAUMANOIR en vue de présenter sa candidature à tout poste au sein d’une entité  du Groupe BEAUMANOIR, pour un contrat de travail ou pour tout autre type de contrat assimilé, y compris pour un contrat d’apprentissage ou un contrat de professionnalisation, ainsi que pour un stage (ci-après le ou les « Candidat(s) », « vous » ou « vos »).

Le traitement des données à caractère personnel des Candidats peut varier légèrement d’une entité du Groupe Beaumanoir à l’autre.

La Politique sera interprétée selon le droit français. Dans l’hypothèse où une traduction des présentes serait communiquée aux Candidats, il est entendu que seule la version en langue française ferait foi.

La version en vigueur de cette Politique figure sur le site institutionnel du Groupe BEAUMANOIR (https://www.groupe-beaumanoir.com/).

1.2. Les entités du Groupe BEAUMANOIR, Responsable de traitement

Si quotidiennement, les services RH et/ou les entités au sein du Groupe BEAUMANOIR procèdent au traitement de vos données à caractère personnel, d’un point de vue légal, la responsabilité de s’assurer que le traitement de ces données est exercé dans le respect des législations applicables incombent à l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous candidatez.

Certaines des activités de traitement mentionnées dans ce document sont exercées par l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous candidatez. D’autres activités, telles que la gestion de la CVthèque ou encore la gestion de l’alerte email sont principalement exercées en interne, le cas échéant par une ou plusieurs sociétés en qualité de Sous-traitant.

La répartition exacte diffère selon les entités et dans le temps. Nous pouvons vous confirmer le type de traitement réalisé et l’entité en charge de ce traitement sur demande.

1.3. Définitions

Les termes suivants sont utilisés dans la présente Politique. Ces définitions sont basées sur le RGPD et sont les définitions standards utilisées par le Groupe BEAUMANOIR de manière générale. Toutefois, il se peut que les définitions de ces termes varient selon les pays et vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données du Groupe BEAUMANOIR (ci-après dénommé le « DPO ») à l’adresse email suivante : dpo@groupe-beaumanoir.fr.

2. Informations importantes sur les traitements

En fournissant vos informations au Groupe BEAUMANOIR et à ses entités par le biais de votre candidature à un poste au sein du Groupe BEAUMANOIR, vous reconnaissez et comprenez l’utilisation que nous faisons de vos Données à caractère personnel, telle que décrite dans cette Politique.

3. Les Données que nous collectons

Dans le cadre de votre recrutement, nous sommes amenés à collecter et traiter vos Données, que ces informations soient fournies par vous-même ou par un tiers (par exemple, un cabinet de recrutement par lequel l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous avez postulé est passée pour diffuser son offre d’emploi).

Dans un souci de minimisation des Données, nous veillons à ne collecter et n’utiliser que les données pertinentes et nécessaires aux traitements. Les Données qui vous sont demandées ont donc un lien direct et nécessaire avec le poste pour lequel vous candidatez.

Nous vous demandons de ne pas fournir dans votre CV, des informations qui ne sont pas strictement nécessaires à votre candidature, et plus largement toute donnée sensible (informations raciales ou ethniques, opinions politiques, religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, santé, orientation sexuelle). Si vous choisissez de nous transmettre de telles informations, elles sont transmises sous votre seule responsabilité et à votre seule initiative.

Les Données pouvant être collectées et traitées sont principalement les suivantes :

• Identité du Candidat :
  • Nom
  • Prénom
  • Sexe
  • Coordonnées personnelles (adresse du domicile, numéros de téléphone, adresse email personnelle)
• Situation actuelle du Candidat :
  • Entreprise actuelle
  • Poste actuel
  • Statut (Cadre, Agent de maîtrise, etc.)
  • Type de contrat : CDI (durée de préavis), CDD (le cas échéant date de fin), intérimaire (date de fin), stagiaire (le cas échéant date de fin), etc.
  • Disponibilité
  • Texte de recommandation/Contacts pour prises de références
• Aptitudes professionnelles du Candidat :
  • Diplôme(s) obtenu(s)/ Année(s) d’obtention/ Niveau de diplôme (Bac/ Bac +2/ Bac +3/ Bac +4/ Bac +5)
  • Qualifications
  • Expérience professionnelle (postes occupés, stages effectués, etc.)
  • Compétences informatiques, techniques et linguistiques etc.
• Motivations professionnelles du Candidat :
  • Motif de départ (emploi passé/actuel)
  • Projet professionnel (et souhaits en matière de type de poste, type de contrat, durée du contrat, durée du travail, horaires de travail, rémunération)
  • Motivations pour le poste
  • Motivations pour rejoindre le Groupe BEAUMANOIR
• Informations complémentaires :
  • Disponibilité
  • Mobilité
  • Dernière rémunération/salaire
  • Prétentions salariales
  • Savoir-faire
  • Savoir-être
• Documents de candidature : curriculum vitae, lettre de motivation

En l’absence de fourniture de certaines Données requises pour l’examen du dossier de candidature, le Responsable de traitement ne sera pas en mesure de traiter la candidature du Candidat.

Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses du Candidat (par exemple, questions sur les loisirs) et les conséquences éventuelles si le Candidat choisit de ne pas répondre sont explicités au moment de la collecte de vos Données.

4. Notre utilisation de vos Données

4.1. Justification de notre utilisation de vos Données

Lorsque vous postulez auprès du Groupe BEAUMANOIR, nous vous demandons de fournir les Données nécessaires au traitement de votre candidature. Si vous ne souhaitez pas nous fournir ces informations, l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous postulez ne sera pas en mesure de traiter votre dossier de candidature.

Une explication du champ d’application des bases juridiques utilisées pour justifier chaque type de traitement identifiés au paragraphe 4.3 de la présente Politique, est disponible ci-dessous.

Exécution du contrat : Lorsque vos Données sont nécessaires pour exécuter les mesures précontractuelles dans le cadre de votre embauche au sein du Groupe BEAUMANOIR.
Intérêts légitimes : Lorsque nous utilisons vos Données aux fins d’intérêts légitimes poursuivis par le Groupe BEAUMANOIR ou par un tiers, et que ces raisons prévalent sur tout préjudice porté à la protection de vos Données.
Consentement : Lorsque votre consentement est requis pour le traitement de vos Données, pour une ou plusieurs finalités spécifiques. Vous êtes libre de retirer ce consentement en nous contactant comme indiqué dans la Section 10 de cette Politique. Toutefois, si vous souhaitez retirer votre consentement, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de poursuivre votre recrutement.

4.2. Limitation de l’impact lié au traitement

Pour chaque utilisation de vos Données, nous limiterons l’impact sur votre vie privée en minimisant de manière appropriée notre utilisation de ces Données, et en mettant en place des dispositifs d’accès et de sécurité visant à empêcher les utilisations non autorisées.

4.3. Comment nous utilisons vos Données et comment nous justifions chaque utilisation faite de ces Données

Les traitements de vos Données à caractère personnel permettent au Responsable de traitement de gérer les candidatures et notamment de :

5. Les sources de collecte de vos Données à caractère personnel

Nous pouvons collecter vos Données à caractère personnel auprès de vous directement (via le formulaire de contact disponible sur le site institutionnel du Groupe BEAUMANOIR et/ou via votre candidature à une offre figurant sur le site institutionnel du Groupe BEAUMANOIR) ou par le biais de tiers, tels que des cabinets de recrutement ou encore les sites d’emplois, avec lesquels le Groupe BEAUMANOIR travaille.

6. Les destinataires de vos Données à caractère personnel

Pour les besoins des traitements décrits ci-dessus, vos Données à caractère personnel sont destinées à l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous postulez. Ces Données ne sont pas communiquées à des tiers sauf aux :

• Sous-Traitants informatiques et éditeurs des logiciels utilisés par les entités du Groupe BEAUMANOIR dans le cadre de la gestion de leurs recrutements ;
• Entités du Groupe BEAUMANOIR qui ont la qualité de sous-traitantes internes effectuant des prestations de services pour d’autres entités du Groupe BEAUMANOIR qui sont Responsables de traitement ;
• Entités du Groupe BEAUMANOIR pouvant également être intéressées par votre candidature, sous réserve que vous ayez acceptez que votre candidature soit transmise à d’autres entités du Groupe BEAUMANOIR ;
• Cabinets de recrutement et sites d’emplois avec lesquels le Groupe BEAUMANOIR travaille.

7. Stockage et durées de conservation de vos Données

• Cas de figure n°1 – Vous êtes recruté :

Vous rentrez dans les effectifs de l’entité du Groupe BEAUMANOIR qui vous a embauché. Vos Données à caractère personnel seront alors conservées pour les durées de conservation prévu au sein de la Politique de protection des Données à caractère personnel des Collaborateurs du Groupe BEAUMANOIR.

• Cas de figure n°2 – Vous n’êtes pas recruté

En cas d’issue négative de votre candidature, autrement dit si votre candidature n’est pas retenue, ni pour le poste à pourvoir ni pour tout autre poste au sein du Groupe BEAUMANOIR, ni dans le cadre d’un futur recrutement, vos Données seront détruites immédiatement.

Nous nous réservons la possibilité de conserver votre dossier, sous réserve que vous confirmiez expressément votre accord à ce que votre dossier de candidature soit conservé.

Dans ce cas, si vous confirmez votre accord et que vous ne demandez pas la destruction de votre dossier de candidature, alors vos Données seront automatiquement détruites deux (2) ans après votre dernier contact avec le Groupe BEAUMANOIR. Seul votre consentement exprès permettra une conservation plus longue de votre dossier.

8. Sécurité et confidentialité de vos Données

Nous pouvons conserver vos Données à caractère personnel sous format électronique et/ou papier.

8.1. Sécurité des Données à caractère personnel conservées en version papier

Lorsque vos Données sont conservées en version papier, elles seront conservées pour les durées indiquées aux Sections 4.3 et 7 de la présente Politique. Passée la période définie, les Données seront ensuite détruites selon les termes de la Section 7.

8.2. Sécurité des Données à caractère personnel conservées sous format électronique

Lorsque vos Données sont conservées sous format électronique, elles le sont principalement sur les bases de données du service RH compétent. L’accès et l’utilisation de ces bases de données sont limités au personnel autorisé par le Groupe BEAUMANOIR et ne peuvent se faire que conformément à nos règles en matière de sécurité du système d’information du Groupe BEAUMANOIR.

Le personnel autorisé a besoin d’accéder à vos Données pour remplir ses obligations. Il s’agit des membres autorisés des services RH et du département informatique.

8.3. Actions entreprises pour garantir la sécurité de vos Données à caractère personnel

Le Groupe BEAUMANOIR prend des mesures pour protéger vos Données à caractère personnel contre la perte et le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification non autorisés, quel que soit le format sous lequel elles sont conservées, et utilise des mécanismes de sécurité techniques et organisationnel pour fournir la protection appropriée.

9. Droits du Candidat

Vous disposez de plusieurs droits sur vos Données personnelles :

Dans l’hypothèse où le Responsable de traitement aurait un doute raisonnable quant à votre identité lorsque vous nous adressez une demande, nous pourrons vous demander un justificatif d’identité. Veuillez noter que certains de vos droits sont susceptibles d’être limités en application d’exceptions légales. Dans ce cas, vous ne serez pas en mesure d’invoquer lesdits droits.

10. Vos Contacts

Le Groupe BEAUMANOIR a désigné des Délégués à la Protection des Données qu’il convient de contacter pour toute requête ou question en lien avec la Politique ou pour tout exercice d’un des droits listés ci-dessus, en nous écrivant :

• par mail : dpo@groupe-beaumanoir.fr
• par courrier : à l’adresse postale indiquée en Annexe A

ANNEXE A – Entités du Groupe BEAUMANOIR, Responsables de Traitement