POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES CANDIDATS

Le Groupe BEAUMANOIR contrôlé par la holding C.C.V Beaumanoir, société de droit français, est un groupe de dimension internationale spécialisé dans le domaine de la distribution de produits de prêt-à-porter et accessoirement d’équipements de la personne.
Les termes visés au sein de la Politique sont génériques et sont définis sur la base du Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après le « RGPD »). Ces termes sont les définitions standards utilisés par le Groupe BEAUMANOIR.

1. Introduction, objectifs et champ d’application

Le Groupe BEAUMANOIR est attentif au respect de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, en particulier en ce qui concerne les Candidats à un poste au sein du Groupe BEAUMANOIR.
Dans le contexte de l’évolution de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel liée à l’entrée en vigueur du RGPD, le Groupe BEAUMANOIR a souhaité formaliser la présente Politique de protection des données à caractère personnel des Candidats.
Cette Politique vise à informer les Candidats des opérations de traitement dont leurs données personnelles font l’objet au sein du Groupe BEAUMANOIR, des grands principes de protection applicables à ces traitements et de la manière dont le Groupe BEAUMANOIR respecte les exigences de la réglementation.

1.1. Champ d’application de la Politique

Cette Politique a vocation à s’appliquer à toute personne physique extérieure au Groupe BEAUMANOIR qui contacte une entité locale du Groupe BEAUMANOIR ou est contactée par une entité locale du Groupe BEAUMANOIR en vue de présenter sa candidature à tout poste au sein d’une entité locale du Groupe BEAUMANOIR, pour un contrat de travail ou pour tout autre type de contrat assimilé, y compris pour un contrat d’apprentissage ou un contrat de professionnalisation, ainsi que pour un stage (ci-après le ou les « Candidat(s) », « vous » ou « vos »).
Le traitement des Données à caractère personnel des Candidats peut varier légèrement d’une entité locale à l’autre, et d’une juridiction d’un pays à un autre.
La présente Politique sera interprétée selon le droit français. Dans l’hypothèse où une traduction des présentes serait communiquée aux Candidats, il est bien entendu que seule la version en langue française ferait foi.
Le droit local peut prévoir des dispositions impératives venant s’imposer au Groupe BEAUMANOIR, nonobstant les stipulations de la Politique. Il est convenu que, dans l’hypothèse où un tribunal ou une autorité, de quelque nature que ce soit, compétent sur le territoire sur lequel le Collaborateur est employé, ferait prévaloir le droit local sur la loi applicable à la Politique, le Groupe BEAUMANOIR s’efforcerait de limiter l’impact d’une telle décision sur les relations avec ledit Candidat.
La version en vigueur de cette Politique figure sur le site institutionnel du Groupe BEAUMANOIR (https://www.groupe-beaumanoir.com/).

1.2. Raison d’être et objectifs de la Politique

Le Groupe BEAUMANOIR – incluant toutes les entités Responsables de Traitement listées en Annexe A de cette Politique – (ci-après le « Groupe BEAUMANOIR », « nous » ou « nos »), s’efforce de protéger les Données à caractère personnel, y compris celles des Candidats, selon les standards les plus exigeants et respecte et garantit la confidentialité des Données à caractère personnel de tous les Candidats.
Cette Politique établit les principes clés du traitement et de la gestion des Données à caractère personnel des Candidats.
Cette Politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle ou en fonction des décisions et recommandations de la CNIL et des usages.

1.3. Les entités locales du Groupe BEAUMANOIR, Responsables de traitement

Si quotidiennement, les services RH locaux et/ou les entités locales au sein du Groupe BEAUMANOIR procèdent au traitement de vos Données à caractère personnel, d’un point de vue légal, la responsabilité de s’assurer que le traitement de ces Données est exercé dans le respect des législations applicables incombent à l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous candidatez.
Certaines des activités de traitement mentionnées dans ce document sont exercées par l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous candidatez. D’autres activités, telles que la gestion de la CVthèque ou encore la gestion de l’alerte email sont principalement exercées en interne, le cas échéant par une ou plusieurs sociétés en qualité de Sous-traitantes.
La répartition exacte diffère selon les entités, les juridictions et dans le temps. Nous pouvons vous confirmer le type de traitement réalisé et l’entité en charge de ce traitement sur demande.
En outre, les candidats, pour des postes de vendeurs/vendeuses dans nos points de vente, sont informés que certaines des entités Responsables de Traitement se sont associées pour offrir une expérience de recrutement innovante à travers un chatbot. Dans ce cadre, certaines des entités Responsables de Traitement ont conclu un accord de responsabilité conjointe dont les grandes lignes sont accessibles ici.

1.4. Définitions

Les termes suivants sont utilisés dans la présente Politique. Ces définitions sont basées sur le RGPD et sont les définitions standards utilisées par le Groupe BEAUMANOIR de manière générale. Toutefois, il se peut que les définitions de ces termes varient selon les pays et vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données du Groupe BEAUMANOIR (ci-après dénommé le « DPO ») à l’adresse email suivante : dpo@groupe-beaumanoir.fr.

2. Informations importantes sur les traitements

En fournissant vos informations au Groupe BEAUMANOIR et à ses entités par le biais de votre candidature à un poste au sein du Groupe BEAUMANOIR, vous reconnaissez et comprenez l’utilisation que nous faisons de vos Données à caractère personnel, telle que décrite dans cette Politique.

3. Les Données à caractère personnel vous concernant que nous collectons

Dans le cadre de votre recrutement, nous sommes amenés à collecter et traiter les Données à caractère personnel vous concernant, que ces informations soient fournies par vous-même ou par un tiers (par exemple, un cabinet de recrutement par lequel l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous avez postulé est passée pour notamment diffuser son offre d’emploi).

Dans un souci de minimisation des Données à caractère personnel traitées, nous veillons à ne collecter et n’utiliser que les données pertinentes et nécessaires aux traitements. Les Données à caractère personnel qui vous sont demandées ont donc un lien direct et nécessaire avec le poste pour lequel vous candidatez et/ou le traitement administratif de votre candidature.

Les Données à caractère personnel pouvant être collectées et traitées sont principalement les suivantes :

• Identité du Candidat :
  • Nom
  • Prénom
  • Sexe
  • Coordonnées personnelles (adresse du domicile, numéros de téléphone, adresse email personnelle)
• Situation actuelle du Candidat :
  • Entreprise actuelle
  • Poste actuel
  • Statut (Cadre, Agent de maîtrise, etc.)
  • Type de contrat : CDI (durée de préavis), CDD (le cas échéant date de fin), intérimaire (date de fin), stagiaire (le cas échéant date de fin), etc.
  • Disponibilité
  • Texte de recommandation/Contacts pour prises de références
• Aptitudes professionnelles du Candidat :
  • Diplôme(s) obtenu(s)/ Année(s) d’obtention/ Niveau de diplôme (Bac/ Bac +2/ Bac +3/ Bac +4/ Bac +5)
  • Qualifications
  • Expérience professionnelle (postes occupés, stages effectués, etc.)
  • Compétences informatiques, techniques et linguistiques etc.
• Motivations professionnelles du Candidat :
  • Motif de départ (emploi passé/actuel)
  • Projet professionnel (et souhaits en matière de type de poste, type de contrat, durée du contrat, durée du travail, horaires de travail, rémunération)
  • Motivations pour le poste
  • Motivations pour rejoindre le Groupe BEAUMANOIR
• Informations complémentaires :
  • Disponibilité
  • Mobilité
  • Dernière rémunération/salaire
  • Prétentions salariales
  • Savoir-faire
  • Savoir-être
• Documents de candidature : curriculum vitae, lettre de motivation

En l’absence de fourniture de certaines Données à caractère personnel requises pour l’examen du dossier de candidature, le Responsable de traitement ne sera pas en mesure de traiter la candidature du Candidat.
Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses du Candidat (par exemple, questions sur les loisirs) et les conséquences éventuelles si le Candidat choisit de ne pas répondre sont explicités au moment de la collecte de vos Données.

4. Notre utilisation de vos Données à caractère personnel

4.1. Justification de notre utilisation de vos Données à caractère personnel

Selon la législation européenne applicable, l’utilisation des Données à caractère personnel doit être fondée sur une base légale, et nous avons l’obligation d’identifier clairement la base juridique sur laquelle chaque traitement mentionné dans la présente Politique est fondé.
Quand vous postulez auprès du Groupe BEAUMANOIR, nous vous demandons les Données à caractère personnel nécessaires au traitement de votre candidature. Si vous ne souhaitez pas nous fournir ces informations, l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous postulez ne sera pas en mesure de traiter votre dossier de candidature.
Une explication du champ d’application des bases juridiques utilisées pour justifier chaque type de traitement identifiés au paragraphe 4.3 de la présente Politique, est disponible ci-dessous.
Exécution du contrat : Lorsque vos Données à caractère personnel sont nécessaires pour exécuter les mesures précontractuelles dans le cadre de votre embauche au sein du Groupe BEAUMANOIR.
Intérêts légitimes : Lorsque nous utilisons vos Données à caractère personnel aux fins d’intérêts légitimes poursuivis par le Groupe BEAUMANOIR ou par un tiers, et que ces raisons prévalent sur tout préjudice porté à la protection de vos Données à caractère personnel.
Consentement : Lorsque votre consentement exprès est requis pour le traitement de vos Données à caractère personnel, pour une ou plusieurs finalités spécifiques. Vous êtes libre de retirer ce consentement en nous contactant comme indiqué dans la Section 10 de cette Politique. Toutefois, si vous souhaitez retirer votre consentement, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de poursuivre votre recrutement.

4.2. Limitation de l’impact lié au traitement

Pour chaque utilisation de vos Données à caractère personnel, nous limiterons l’impact sur votre vie privée en minimisant de manière appropriée notre utilisation de ces Données, et en mettant en place des dispositifs d’accès et de sécurité visant à empêcher les utilisations non autorisées.

4.3. Comment nous utilisons vos Données à caractère personnel et comment nous justifions chaque utilisation faite de ces Données

Vos Données à caractère personnel ne seront traitées que pour des finalités déterminées et se fondant sur une ou plusieurs bases juridiques. Ces finalités et bases juridiques sont listées ci-dessous. Le champ d’application des bases juridiques de traitement est détaillé ci-dessus au point 4.1 de la Politique.
Les traitements de vos Données à caractère personnel permettent au Responsable de traitement de gérer les candidatures et notamment de :

• Mettre en œuvre et suivre les entretiens et le processus de sélection (entretiens téléphoniques, entretiens par visio-conférence ou physiques)
  Bases juridiques du traitement :
  • Consentement du Candidat
  • Intérêts légitimes
• Evaluer des compétences du candidat au moment du recrutement (test comportementaux, tests techniques, questionnaires, etc.) ; étant précisé qu’en cas de tests effectués par le Candidat dans le cadre de sa candidature, les résultats de ceux-ci seront restitués au Candidat et ne seront conservés dans le dossier du Candidat qu’en cas d’embauche de celui-ci
  Bases juridiques du traitement :
  • Consentement du Candidat
  • Intérêts légitimes
• Gérer les recommandations et références
  Bases juridiques du traitement :
  • Consentement du Candidat
  • Intérêts légitimes
• Gestion de l’alerte email lorsque le Candidat fourni son adresse email sur le site institutionnel du Groupe BEAUMANOIR pour recevoir directement par email les offres d’emploi qui lui correspondent
  Bases juridiques du traitement : consentement du Candidat
• Constitution d’une CV-thèque
  Bases juridiques du traitement :
  • Consentement du Candidat
  • Intérêts légitimes
• Etablir les promesses d’embauche et les contrats
  Bases juridiques du traitement :
  • Exécution du contrat (mesures précontractuelles)
  • Intérêts légitimes.

5. Les sources de collecte de vos Données à caractère personnel

Nous pouvons collecter vos Données à caractère personnel auprès de vous directement (via le formulaire de contact disponible sur le site institutionnel du Groupe BEAUMANOIR et/ou via votre candidature à une offre figurant sur le site institutionnel du Groupe BEAUMANOIR ou par le biais de tiers, tels que des cabinets de recrutement, le chatbot mentionné à l’article 1.3 ci-dessus ou encore les sites d’emplois, avec lesquels le Groupe BEAUMANOIR travaille.

6. Les destinataires de vos Données à caractère personnel

Pour les besoins des traitements décrits ci-dessus, vos Données à caractère personnel sont destinées à l’entité du Groupe BEAUMANOIR auprès de laquelle vous postulez.
Ces Données ne sont pas communiquées à des tiers sauf aux :

• Sous-Traitants informatiques et éditeurs des logiciels utilisés par les entités du Groupe BEAUMANOIR dans le cadre de la gestion de leurs recrutements ;
• Entités du Groupe BEAUMANOIR qui ont la qualité de sous-traitantes internes effectuant des prestations de services pour d’autres entités du Groupe BEAUMANOIR qui sont Responsables de traitement ;
• Entités du Groupe BEAUMANOIR pouvant également être intéressées par votre candidature, sous réserve que vous ayez acceptez que votre candidature soit transmise à d’autres entités du Groupe BEAUMANOIR ;
• Cabinets de recrutement et sites d’emplois avec lesquels le Groupe BEAUMANOIR travaille.

7. Stockage et durées de conservation de vos Données à caractère personnel

• Cas de figure n°1 – Vous êtes recruté :
Vous rentrez alors dans les effectifs de l’entité du Groupe BEAUMANOIR qui vous a embauché. Vos Données à caractère personnel seront alors conservées pour les durées de conservation prévues au sein de la Politique de protection des Données à caractère personnel des Collaborateurs du Groupe BEAUMANOIR.
• Cas de figure n°2 – Vous n’êtes pas recruté
En cas d’issue négative de votre candidature, autrement dit si votre candidature n’est pas retenue, ni pour le poste à pourvoir ni pour tout autre poste au sein du Groupe BEAUMANOIR ni dans le cadre d’un futur recrutement, vos Données à caractère personnel seront détruites immédiatement. Toutefois, vos Données à caractère personnel, dans le cadre de l’utilisation du chatbot mis en ligne pour le recrutement du personnel en magasin, seront conservées pour une durée douze (12) mois.
Nous nous réservons la possibilité de conserver votre dossier, sous réserve que vous confirmiez expressément votre accord à ce que votre dossier de candidature soit conservé.
Dans ce cas, si vous confirmez votre accord et que vous ne demandez pas la destruction de votre dossier de candidature, alors vos Données à caractère personnel seront automatiquement détruites deux (2) ans après votre dernier contact avec le Groupe BEAUMANOIR. Seul votre consentement exprès permettra une conservation plus longue de votre dossier.

8. Sécurité et confidentialité de vos Données à caractère personnel

Nous pouvons conserver vos Données à caractère personnel sous format électronique et/ou papier.

8.1. Sécurité des Données à caractère personnel conservées en version papier

Lorsque vos Données à caractère personnel sont conservées en version papier, elles seront conservées pour le durée indiquée à la Section 7 de la présente Politique. Passée la période définie, les Données seront ensuite détruites selon les termes de la Section 7.

8.2. Sécurité des Données à caractère personnel conservées sous format électronique

Lorsque vos Données à caractère personnel sont conservées sous format électronique, elles le sont principalement sur les bases de données du service RH compétent. L’accès et l’utilisation de ces bases de données sont limités au personnel autorisé par le Groupe BEAUMANOIR et ne peuvent se faire que conformément à nos règles en matière de sécurité du système d’information du Groupe BEAUMANOIR.
Le personnel autorisé a besoin d’accéder à vos Données à caractère personnel pour remplir ses obligations. Il s’agit des membres autorisés des services RH (à un niveau local ou mondial) et du département informatique.

8.3. Actions entreprises pour garantir la sécurité de vos Données à caractère personnel

Le Groupe BEAUMANOIR prend des mesures pour protéger vos Données à caractère personnel contre la perte et le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification non autorisés, quel que soit le format sous lequel elles sont conservées, et utilise des mécanismes de sécurité appropriés pour fournir la protection nécessaire.

9. Droits du Candidat

Si l’entité locale du Groupe BEAUMANOIR, auprès de laquelle vous postulez est située dans l’Espace Économique Européen (EEE), vous bénéficiez des droits suivants :

Nous nous engageons à ce que l’examen d’une demande d’exercice d’un droit présenté par un Candidat soit effectué dans le délai d’un mois suivant notre prise de connaissance de la demande.

Veuillez noter que certaines exceptions à l’exercice de ces droits peuvent s’appliquer et que vous ne serez pas en mesure de les invoquer dans toutes les situations. De plus, ces droits peuvent varier légèrement d’un Etat membre à un autre. Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, nous vérifierons votre demande et vous répondrons dans le délai applicable.

10. Vos Contacts

10.1. Contact interne BEAUMANOIR

Le Groupe BEAUMANOIR a désigné un Délégué à la Protection des Données qu’il convient de contacter pour toute requête ou question en lien avec cette Politique de Protection des Données des Candidats, ou pour tout exercice d’un des droits listés ci-dessus, à l’adresse email suivante : dpo@groupe-beaumanoir.fr.

10.2. Autorité compétente

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos Données à caractère personnel ou de nos réponses à l’exercice d’un de vos droits listés ci-dessus, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente en France : la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL), située à l’adresse suivante : CNIL – Services des plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07. Tél : 01 53 73 22 22.

ANNEXE A – Entités locale du Groupe BEAUMANOIR, Responsables de Traitement